به مرور زمان، حجم و تعداد کتاب‌ها و منابع پژوهشی دانلود شده پژوهشگران افزایش می‌یابد که خود نیازمند سازکاری برای جست‌وجو و شناسایی کتاب مورد نظر در بانک مقالات و کتاب‌های آنها است. بدین منظور با استفاده از نرم‌افزارهایی همچون Access یا Excel می‌توان پایگاه‌هایی اطلاعاتی طراحی کرد. همچنین برخی نرم‌افزارهایی که امکان طراحی پایگاه اطلاعاتی را به نحو مطلوبی فراهم می‌کنند عبارت‌اند از EndNote، Bookcat و Citavi Pro. این نرم‌افزارها با اتصال به کتابخانه‌های معروفی همچون British Library و Library of Congress به صورت خودکار، اطلاعات کتاب‌شناختی کتاب‌ها را دانلود می‌کنند. بدین شکل می‌توان متن دانلودشده کتاب‌ها را به این اطلاعات ضمیمه کرد تا در نهایت، مجموعه کاملی از متن‌ها به همراه اطلاعات دقیق کتاب‌شناختی آن گرد آید. Citavi Pro نسل جدیدی از نرم‌افزار‌های مدیریّت مآخذ و سازماندهی دانش است که قابلیت‌های زیادتری نسبت به EndNote دارد. ای نرم‌افزار در صفحه اختصاصی‌اش به تفصیل توضیح داده شده است:

http://baniasad.ir/page/Citavi-Workshop